Koszty uzyskania przychodu ze stosunku pracy zostały zdefiniowane w art. 22 ust. 2 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. 1991 Nr 80 poz. 350 z późn. zm.).

Wysokość zryczałtowanych kosztów uzyskania przychodów ze stosunku pracy, stosunku służbowego, spółdzielczego stosunku pracy oraz pracy nakładczej w 2010 r. wynosi:

-         w przypadku, gdy podatnik uzyskuje dochody tylko z jednego wyżej wymienionego źródła  - 111,25 zł miesięcznie, nie więcej jednak niż 1.335,00 zł za rok podatkowy,

-         w sytuacji, gdy miejsce stałego lub czasowego zamieszkania podatnika (nie mylić z adresem zameldowania) jest położone w innej miejscowości niż zakład pracy, a podatnik nie uzyskuje dodatku za rozłąkę – 139,06 zł miesięcznie i nie więcej niż 1.668,72 zł w roku podatkowym,

-         jeśli podatnik uzyskiwał w roku podatkowym równocześnie dochody z więcej niż jednego źródła, KUP w zeznaniu rocznym nie mogą przekroczyć kwoty 2.002,05 zł,

-         gdy podatnik uzyskiwał w roku podatkowym dochody równocześnie z więcej niż jednego źródła oraz zakłady pracy znajdowały się poza jego miejscem zamieszkania i nie otrzymywał dodatku za rozłąkę, kwota KUP nie może przekroczyć 2.502,56 zł w roku podatkowym.

Zryczałtowane koszty pracownicze w wykazanych powyżej kwotach przysługują pracownikowi bez względu na wymiar czasu pracy ( ½ , ¼ , ¾  itp. etatu) i bez względu na ilość dni przepracowanych w danym miesiącu. Przysługują one również emerytom i rencistom zatrudnionym na umowę o pracę i nie ma tu znaczenia fakt, iż osoby te uzyskują dochody z innych źródeł.

Jeśli powyższe koszty są niższe od poniesionych przez podatnika wydatków na dojazd do zakładu pracy autobusami (w tym również komunikacji miejskiej), środkami transportu kolejowego czy promowego, to podatnik w zeznaniu rocznym za dany rok ma prawo ująć te wydatki w kwocie faktycznie poniesionej pod warunkiem, że jest w stanie udokumentować je wyłącznie imiennymi biletami okresowymi. Powyższych warunków nie będzie spełniała wystawiona na podatnika faktura VAT, zatem jeśli podatnik nie będzie miał możliwości uzyskania od przewoźnika imiennych biletów okresowych, a tylko fakturę VAT, nie będzie mógł podwyższyć KUP w zeznaniu rocznym. Podobnie będzie miała się sytuacja jeśli pracownik będzie korzystał z innych środków lokomocji niż wymienione w ustawie np. z własnego samochodu – w tym wypadku nie można skorzystać z możliwości odliczenia wyższych kosztów niż zryczałtowane.

Zdarza się, że pracownik jest zatrudniony w więcej niż jednym zakładzie pracy, wtedy każdy z pracodawców potrąca z jego wynagrodzenia kwotę 111,25 zł (lub 139,06), a dopiero w zeznaniu za rok podatkowy podatnik stosuje ograniczenie do wysokości 2.002,05 zł (2.502,56 zł.), natomiast od nadwyżki tej kwoty musi zapłacić podatek dochodowy. Z identyczną sytuacją mamy do czynienia w przypadku, gdy pracownik zawarł kilka umów (kilka stosunków pracy) z własnym pracodawcą, wtedy koszty uzyskania przychodów w wysokości 111,25 zł stosuje się do każdej umowy oddzielnie, gdyż do celów ustalenia KUP każda z umów jest traktowana jak zawarta z innym zakładem pracy.

Przykład

Jan Kowalski jest zatrudniony od początku roku 2010 jako konserwator w zakładzie Alfa na ¼ etatu. W miesiącu marcu podpisał z własnym pracodawcą kolejna umowę na ¼ etatu jako dozorca oraz dodatkowo zatrudnił się w położonym w innej miejscowości zakładzie Beta na ¼ etatu jako konserwator. Od każdej z umów były naliczane koszty uzyskania przychodów w wysokości 111,25 zł. Suma KUP za 2010 r. w przypadku pana Jana wyniosła 3.560,00 zł (12 x 111,25 + 10 x 111,25 z zakładu Alfa oraz 10 x 111,25 z zakładu Beta), jednak w zeznaniu podatkowym ma on prawo ująć tylko 2.502,56, natomiast od nadwyżki ponad tę kwotę musi zapłacić podatek dochodowy.

Aby jednak podatnik (pracownik) mógł skorzystać z podwyższonych miesięcznych KUP musi złożyć płatnikowi (pracodawcy) oświadczenie, że czasowo lub na stałe zamieszkuje w innej miejscowości niż ta, w której znajduje się zakład pracy. Nie ma specjalnego druku takiego oświadczenia – można je napisać odręcznie na zwykłej kartce. Od momentu złożenia oświadczenia, wszystkie wypłaty wynagrodzenia do odwołania (pisemnej informacji pracownika), będą pomniejszane o podwyższone koszty uzyskania przychodu. Jeśli natomiast pracownik nie poinformuje pracodawcy, że zamieszkuje w innej miejscowości niż świadczy pracę, ma prawo zastosować podwyższone KUP w zeznaniu za rok podatkowy i wtedy otrzyma zwrot nadwyżki nadpłaconego podatku.

Zdarzają się sytuacje, gdy pracownik zamieszkuje w miejscowości, w której znajduje się siedziba zakładu pracy, a wykonuje pracę w innej miejscowości. W takim wypadku należy sprawdzić, co jest napisane w umowie o pracę. Jeśli zapis w niej stanowi, iż praca jest wykonywana w miejscowości, w której faktycznie jest wykonywana, wtedy pracownikowi przysługują podwyższone koszty uzyskania przychodu. Jeżeli natomiast umowa o pracę wskazuje jako miejsce pracy miejscowość siedziby, wtedy warto zwrócić się do pracodawcy i sprostować ten zapis, gdyż pracownik nie ma prawa do podwyższonych KUP.

Zryczałtowane koszty uzyskania przychodów przysługują również (na podstawie art. 29 Kodeksu pracy) za czas niezdolności do pracy w skutek choroby trwającej łącznie do 33 dni (lub w przypadku osób, które najpóźniej w roku poprzednim ukończyły 50 lat –14 dni) w roku kalendarzowym. Jak bowiem stanowi prawo pracy, pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, a co za tym idzie – prawo do odliczania kosztów uzyskania przychodu. Natomiast w sytuacji, gdy jest wypłacany zasiłek chorobowy, płatnik nie może stosować kosztów uzyskania przychodu, gdyż są to przychody z innych źródeł. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy obok zasiłku są wypłacane w danym miesiącu inne składniki wynagrodzenia za prace takie jak np. premia, nagroda czy wysługa lat. W takiej sytuacji należy jednak brać pod uwagę to, iż koszty uzyskania przychodu za ten miesiąc nie mogą być wyższe niż kwota wypłacanego obok zasiłku wynagrodzenia. Co prawda pracownikowi za ten miesiąc nadal przysługują koszty uzyskania przychodu w wysokości 111,25 zł, jednak pracodawca nie ma możliwości naliczenia ich w wyższej kwocie. Takiego wyrównania pracownik może dokonać dopiero w rozliczeniu rocznym.

Przykład

Pan Jan Kowalski przez część kwietnia i cały maj 2010 r. przebywał na zwolnieniu lekarskim. Limit 33 dni wynagrodzenia chorobowego pan Jan wykorzystał 1 maja, a od 2 do 31 maja przysługiwał mu zasiłek chorobowy. Wynagrodzenie chorobowe za 1 maja wyniosło 93,25 zł, pozostałą część wypłaconej mu w tym miesiącu kwoty stanowił zasiłek. W związku z tym na liście płac zostały naliczone KUP w wysokości 93,25 zł, pozostałe 18 zł pan Jan będzie mógł odliczyć w zeznaniu rocznym za 2010 r.

W praktyce wątpliwości budzi sytuacja, gdy pracownik z różnych przyczyn odchodzi z pracy z końcem miesiąca, a wynagrodzenie zgodnie z regulaminem wynagradzania, wypłacane jest w następnym miesiącu. Czy można wtedy zastosować zryczałtowane koszty pracownicze? Tak, gdyż mamy do czynienia z wypłatą wynagrodzenia. Nie ma znaczenia, iż pracownika i pracodawcy w dniu wypłaty nie łączy już stosunek służbowy. Podobnie rzecz się będzie miała, jeśli w następnym miesiącu po rozwiązaniu stosunku pracy będzie wypłacany ekwiwalent za urlop – również należy zastosować koszty pracownicze, gdyż ekwiwalent stanowi przychód ze stosunku pracy opodatkowany na zasadach przewidzianych dla wynagrodzeń.

Nieco inaczej traktowani są pracownicy zatrudnieni na umowę o pracę, którzy wykonują pracę  twórców w rozumieniu prawa autorskiego (dziennikarze piszący artykuły, informatycy piszący programy komputerowe, nauczyciele akademiccy przygotowujący wykłady itp.), w takiej sytuacji przysługują im koszty uzyskania przychodu w wysokości 50 %, ale tylko za czas, gdy wykonują oni pracę. W przypadku przebywania pracownika na urlopie wypoczynkowym lub na zwolnieniu lekarskim pracodawca ma obowiązek naliczenia kosztów w normalnej wysokości, gdyż w tym czasie pracownik nie świadczy pracy, a co za tym idzie nie otrzymuje wynagrodzenia za powstanie utworu.